The Challenge

Die Herausforderung

ForgeLink Engineering, a Swiss civil engineering firm, was spending significant time each week manually collecting project data and timesheets, then creating invoices from that data. The process involved copying information between systems, verifying hours, and formatting professional invoices. They needed a streamlined way to generate accurate invoices directly from their existing project management workflow.

ForgeLink Engineering, ein Schweizer Bauingenieurbüro, verbrachte jede Woche viel Zeit damit, Projektdaten und Stundenzettel manuell zu sammeln und daraus Rechnungen zu erstellen. Der Prozess beinhaltete das Kopieren von Informationen zwischen Systemen, das Prüfen von Stunden und das Formatieren professioneller Rechnungen. Sie brauchten eine einfache Lösung: Projekt und Zeitraum in Teams eingeben, danach wird die Rechnung automatisch generiert und versendet.

The Solution

Die Lösung

We built a Teams-driven invoicing automation using n8n as the central orchestrator:

Trigger: A team member sends a project name and timeframe in a designated Teams channel. No form to fill out—just a natural message.

Data Collection: The workflow calls the Zep API to pull detailed timesheet data for the specified project, pulling from SharePoint where project documents are stored.

Invoice Generation: The system generates properly formatted invoices from the collected data and distributes them via email or Teams—keeping everything in tools the team already uses daily.

Wir haben eine Teams-gesteuerte Rechnungsautomatisierung gebaut, mit n8n als zentralem Orchestrator:

Trigger: Ein Teammitglied sendet Projektname und Zeitraum in einen definierten Teams-Kanal. Kein Formular, keine neue Oberfläche — nur eine natürliche Nachricht.

Datensammlung: Der Workflow ruft über die Zep API detaillierte Stundenzettel für das angegebene Projekt ab und nutzt SharePoint als Quelle für Projektdokumente.

Rechnungserstellung: Das System erzeugt sauber formatierte Rechnungen aus den gesammelten Daten und verteilt sie per E-Mail oder Teams — in den Tools, die das Team ohnehin täglich nutzt.

The Results

Die Ergebnisse

Invoice generation went from a painful manual process to a single Teams message. The accounting team generates accurate invoices instantly, and the engineering team stays focused on actual work instead of administrative overhead.

Aus der manuellen Rechnungserstellung wurde eine einzelne Teams-Nachricht. Das Buchhaltungsteam erstellt präzise Rechnungen sofort, während sich das Engineering-Team auf die eigentliche Arbeit konzentriert.